震金辦公高效化解決方案
一：關于傳真
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無紙化
發送傳真時的無紙化
困擾
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發送傳真時，總是要先打印才能發送。打印出來的文件在傳真發出后就沒用了，很浪費。有沒有什么更好的辦法呢？
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提議
使用震金提供的數碼復合機，可以將用電腦制作的文件發往在電腦的電話簿中已登記的電話號碼，或直接發往對方的電話號碼。
解決
能夠從電腦上直接傳真數據，細小的文字和圖片也可以很清晰地發送。另外，還避免了普通傳真中經常會出現的原稿歪斜。
收傳真的無紙化
困擾
在發來的那么多傳真中，要是能夠只抽出需要的傳真就方便了…
提議
使用震金提供的復合機接收傳真，能夠把內容傳輸到電腦上，因此能夠對屏幕內容進行確認，只打印出需要的傳真內容。
解決
能夠通過屏幕確認傳真的內容，可以在需要的時候打印需要的張數，還能夠自動保存，管理起來也很方便。
自動轉發接收的傳真
將接收到的傳真機用郵件轉發
困擾
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如果外出或出差時能夠確認發到公司的傳真，就可以提高工作效率了。
提議
使用震金提供的復合機，能夠向事先注冊的郵件地址轉發收到的傳真。
解決
傳真會發送到平時使用的郵件地址，因此在外出時也可以確認傳真，實現了郵件和傳真的一體化管理。
根據對方地址分類保
困擾
應該已經送到的傳真卻找不到，是不是誰誤領了？
提議
使用震金提供的復合機，能夠根據發送方信息（TSI等）對收到的數據進行分類保存。
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解決
這樣既避免了誤領，也省卻了分類的麻煩！
根據接收地址分類轉發
困擾
應該已經送到的傳真卻找不到，是不是誰誤領了？
提議
使用震金提供的復合機，能夠根據發送方信息（TSI等）對收到的數據進行分類保存。
解決
這樣既避免了誤領，也省卻了分類的麻煩！
根據內容分類轉發
困擾
能不能根據傳真數據的內容事先分類呢？
提議
采用震金提供的復合機，能夠根據撥號號碼或傳真代碼進行個別轉發。
解決
這樣，數據在輸出前就完成了分類，省卻了麻煩，提高了效率！
管理·統管
防止錯誤發送
困擾
在傳真時要避免錯誤發送機密文件和含有個人信息的文件，有沒有什么好辦法呢？
提議
震金提供的復合機可以設置誤發送防止功能，在發送傳真時，即使按下開始按鈕也不會立即發送，而是顯示提醒再次確認發送地址的信息。
解決
在發送傳真時可再次確認對方地址，讓人很放心！還可以設定只能由管理者登記地址、或限定發送地址，從源頭開始避免誤發送現象的出現！
傳真記錄管理（面向管理者）
困擾
不知道誰在什么時候發送了什么傳真，安全性和信息保護方面的情況令人擔心。
提議
震金提供的復合機還具備同時向個人電腦、服務器轉發所發送的傳真和圖像的功能，既能保存發送記錄，也能確認發送內容。
解決
能夠對傳真發送者和發送內容進行記錄，可防止有意泄露信息的企圖。
防止收到傳真后輸出的紙張遺失
困擾
傳真在夜間或休息日發來時，由于辦公室無人接收，可能造成遺失，萬一有外人進入有可能盜走重要的信息。
提議
震金提供的復合機可以將收到的傳真保存在機器內，不會因事故或失竊而造成機密信息的遺失。
解決
保存在機器內的傳真可以隨時打印，也可以設定輸出時間，在有人的時間段內自動打印保存的傳真。
垃圾傳真的應對措施
困擾
需要的傳真有時會夾在在垃圾傳真或錯誤傳真中，可又不想為此承擔打印的費用，有沒有什么好的解決辦法啊？
提議
采用震金提供的復合機，只要登記不明傳真的發送地址，以后就可拒絕接收來自所登錄電話號碼的傳真了。
※需事先簽訂NTT的號碼顯示協議
解決
公司只會收到需要的傳真，因此不存在錯誤處理有用文件的情況，也避免了紙張的浪費。
削減通訊費
降低公司外部通訊費用
困擾
與公司外部的聯絡是不可或缺的，但最好能降低費用，尤其是與海外聯絡的通信費很高，總得想點辦法啊。
提議
使用電話線路收發傳真，從發送地就開始直接產生通信費，如果通過互聯網發送傳真，則可利用郵件服務器向對方的互聯網傳真機上發送傳真，大幅度削減了通信費用。
解決
只要是像震金提供的復合機那樣具備互聯網傳真功能的復合機，就能像普通傳真那樣，在接收時直接打印。當然通信費也會因使用互聯網而大幅度削減!
降低公司內部(分公司之間)通訊費用
困擾
分公司之間的聯絡頻率很高，如果一直采用傳真進行聯絡，通信費用不可小覷。有沒有降低通信費用的辦法呢？
提議
使用震金提供的復合機，即使在異地的分公司之間也能夠利用現有的IP互聯網收發傳真。通過互聯網或內部網，可大幅度削減通信費用。
解決
與通常使用電話線路收發的傳真相比，傳真的通信速度、傳真顯示效果都得以顯著提高。采用柯尼卡美能達的復合機還可收發彩色傳真。
二：關于復合機安全功能
認證·訪問
防止外人非法使用
困擾
外人進出頻繁，不知道是誰在使用復合機，想防止公司職員以外的人使用機器…
提議
使用震金提供復合機主機的認證系統，只有持有登錄ID、密碼才可使用復合機。
解決
只有持有ID、密碼的人才能使用復合機，因而可防止外人的非法使用。
防止非法訪問
困擾
雖然是店面里處理客戶信息專用的復合機，但來自公司內部的打印輸出也是公司信息泄露的源頭，會不會被客戶看出問題來呢…
提議
震金提供的復合機具有禁止事先指定的IP地址范圍之外的終端訪問功能，能夠限制限定使用場所之外的使用。
解決
通過限制訪問,提高了安全性，再也不用擔心部門內部的輸出管理和數據泄露了。
靜脈認證
困擾
想根據使用的用戶來設置復印、打印功能的使用權限，但是另外制作個人認證用的員工卡和導入系統的費用又是很大一筆開支，有沒有什么好的辦法呢？
提議
震金提供的復合機，能夠通過靜脈認證來進行身份識別，以此來設置功能使用權限。此認證方法比起需要牢記密碼的認證方法和容易遺失或借用的IC卡的認證方法更能防止用戶身份的冒充。
解決
不僅能夠設置個人用戶的權限，連辦公系統的安全性也大幅提高。
IC卡認證
困擾
誰都能使用復合機全部的功能，安全性難以保證，但是如果都設置了權限，操作起來又似乎很麻煩…
提議
震金提供的復合機，通過使用IC卡來進行身份認證，設置每個個人用戶的功能使用權限。
解決
根據使用個人設置權限，既能減少不必要的文件輸出，又能節省開支。
防止情報泄露
不希望他人看到打印文件
困擾
不想在打印時被他人看到，有什么好辦法嗎？
提議
震金提供的復合機能夠設定登記用戶的專用區域，事先保存要打印的數據，以便隨時打印。
解決
事先將數據保存到自己的專用區域后，隨時都可從復合機的操作面板上調出數據按照所需的份數進行打印，因而不用擔心被別人看到！
給電子文檔上鎖
困擾
好不容易將紙張文件轉換成電子文檔了，可是如果任何人都能看到，就成問題了，如何才能限定文檔的閱覽者呢？
提議
使用震金提供的復合機可以給轉換后的PDF文件設定密碼，不知道密碼就無法打開文件。這樣，就可以防止信息泄露，使不相關的人無法閱讀到重要文件。
解決
給PDF文件設定密碼后，即使把文件附加到電子郵件里也不用擔心泄露。
不希望別人看到傳真文件
困擾
不想讓外人看到發往自己部門的傳真，有沒有只讓自己部門的人看到傳真的辦法呢？
提議
震金提供的復合機能夠自動將收到的傳真轉發到事先已登記人員的電腦上，這樣就不會被其他部門的人員看到了。
解決
能夠準確地將傳真發到接收者的電腦上，無需特意跑到復合機前面就能確認是否有自己的傳真。
防止印刷品被復印
困擾
復印的精度提高了，原件與復印件之間的差異消失了，這是件好事，可是分不清哪個是原件了。
提議
使用震金提供的復合機，可以在打印時使用“底紋打印功能”，對打印出來的原件進行復印時會顯現出文字，這樣就再也不會分不清原件和復印件了。
解決
在原件中添加會在打印時顯現的底紋后，不僅可以區分原件和復印件，還在重要文件的使用方面提高了公司內部的意識。
保護主機硬盤里的數據
困擾
聽說附近的辦公室被盜了，要是復合機被盜了的話，真擔心會泄露存儲在里面的數據。
提議
只要設定部門管理／用戶認證功能，第三者就無法訪問震金提供的復合機。即便硬盤被取走，也可以通過鎖定功能或選購的硬盤加密功能來保護存儲的數據，防止泄露。
解決
通過運用保護個人信息和企業信息的功能，讓您放心使用復合機。
主機報廢時的數據刪除
困擾
聽說在復印或打印后硬盤里會留下數據，那么在修理、更換或廢棄后數據會不會泄露呢？
提議
震金提供的復合機在廢棄時可以用隨機的“0”、“1”數據覆蓋刪除保存在硬盤中的數據，因此存儲數據不可能被讀取！
解決
刪除硬盤數據的方法有8種，覆蓋刪除后無法恢復數據，可以放心地將復合機廢棄了。
防止丟失
防止傳真原稿的丟失
困擾
傳真發出后將原稿隨意放在傳真機上的情況很多，讓人擔心，里面或許還有可能泄露重要信息的文件，有沒有什么好的解決辦法呢？
提議
使用震金提供的復合機，可以通過復合機直接發送用計算機制成的文件等電子數據，無需打印，可避免原稿的隨手放置和丟失。
解決
由于不用在每次發傳真時先打印再發送，避免了紙張和打印的浪費，也有利于削減經費。
防止收到的傳真文件丟失
困擾
有時發來的傳真會夾在其他文件中，找不到了。萬一丟失了的話，公司的信譽將受到損失，有沒有什么解決辦法呢？
提議
使用震金提供的復合機，可以將收到的傳真轉發到事先設定好的計算機上，因此不會發生丟失。而且還可以在計算機上對收到的傳真進行管理，非常方便。
解決
由于可以在計算機上接收傳真，通過電子歸檔可以方便地進行閱覽、檢索、刪除等管理。還可以只打印所需的部分以減少紙張浪費。
防止印刷品丟失
困擾
為了一個緊急的電話而忘了正在打印的文件，有時會被人誤取，有時又會連續幾天都留在打印機上沒人管。有沒有什么好的解決方法呢？
提議
使用震金提供的復合機，能夠把要打印的數據保存在復合機內，在需要時根據所需的份數打印。
解決
只有在主機的操作面板上輸入密碼后才會輸出保存好的打印數據，避免了他人誤操作進行的輸出。
防止竄改文件
抑制重要文件的閱覽和打印
困擾
有沒有什么方法可以防止重要文件被篡改呢？
提議
使用震金提供的復合機，在以PDF格式掃描文件時，可以使用加密功能設定密碼以鎖定文件。
解決
只有輸入了正確的密碼才能夠解除鎖定。他人無法打開或復制文件，可以避免被篡改。
抑制重要文件的復印
困擾
有沒有什么方法可以避免重要文件被隨意地復印呢?
提議
震金提供震旦的復合機可以在原稿中加入底紋。
解決
把加入底紋的文件作為源文件使用的話，能夠防止重要文件等被輕易地復印或篡改。
三：關于掃描
文檔管理(電子文檔化)
減少紙張文件
困擾
想減少公司內各種各樣的紙張文件，有沒有便捷的辦法呢？
提議
震金提供的復合機能夠連續高速掃描大量的紙張文件，將其保存到個人電腦和服務器上。其操作像復印那樣簡單，任何人都可輕松使用。
解決
通過將資料轉為電子數據，辦公室內變得干凈整潔了，文件查找也很方便！
方便的信息檢索
困擾
好不容易把文件轉換為電子文檔，但由于不了解文件的內容，所以不知道所需要的文件保存在什么地方了。有沒有快速查找的辦法呢？
提議
PageScope Workware中記錄的信息，其顯示簡潔明了，一目了然，一眼就能辨別所記錄文件的大致內容。另外，由于該軟件可以像裝訂成冊般把記錄文件匯總成一個文件，因此在整理文件時有很大幫助。
解決
PageScope Workware在將文件轉換為電子文檔時還能夠記錄文件的內容，在查找所需數據時，可以對于文件內的信息如文件名、更新日期、標題等進行單詞、復合詞的搜索。
文件的統一管理
困擾
用不同軟件制作的文件必須啟動各自的軟件程序才能打開，怎樣對不同格式的文件進行統一管理呢？
提議
使用震金提供的PageScope Workware軟件，只需通過簡單的拖放，就可以將不同格式的文件轉換為PDF文件加以保存。轉換為PDF文件形式的文檔既可以分類保存，也可以匯總成一個文件進行保存。
解決
PDF格式是世界通用的標準電子文檔格式，添付到郵件里發送也很放心。即使接收方的電腦操作系統或應用程序不同，只要有AdobeReader就能閱讀和打印。
圖片的二次利用（制作建議書）
困擾
只有文字的建議書或企劃書缺乏視覺沖擊力，最好能夠做成使用圖片的、有視覺沖擊力的文件，有沒有什么好方法呢？
提議
震金提供的復合機具有掃描功能，可以將自己公司的宣傳冊或照片等掃描后保存在復合機中。
震金提供
解決
使用掃描的宣傳冊或照片可以制作具有視覺沖擊力的建議書或企劃書，再加上彩色打印，更加提高了吸引力。
※不可用于掃描紙幣、政府文件或具有著作權的照片等。
將掃描后的數據直接保存到USB的閃存里
困擾
想快點把手頭打印出來的文件掃描后存到USB里面，但是電腦的電源還沒開，快來不及了…
提議
采用震金提供的復合機，能夠不通過電腦，直接將紙質文件掃描出來的PDF文件保存到USB閃存里面。
解決
保存到USB閃存里面的數據還可以直接打印出來，大大節省了時間。
傳閱·分發
文件的共享
困擾
如果要想共享紙張文件，就必須復印大量的份數，如何才能高效、快捷地實現文件共享呢？
提議
使用震金提供的復合機將紙張文件電子化后保存在機器的硬盤里，可使全體員工共享相同的信息。
解決
與通過紙張文件的傳閱共享信息不同，全體員工可以同時獲取相同的數據、對相同的內容進行確認， 提高了文件共享的準確度和效率。
文件的傳閱
困擾
在公司內部傳閱文件時，會發生有人看了有人沒看的情況。還有人不把傳閱的文件當回事，效果非常不好。有沒有高效的解決辦法呢？
提議
震金提供的復合機能夠掃描要傳閱的文件，向登錄的郵件地址同時發送，因此能夠把傳閱資料送到每個人手里。
解決
能夠向包括外出、出差人員等在內的所有人發送資料，因而不存在聯絡不到位而沒有收到的情況，還能夠縮短時間。
四：削減TCO（總體擁有成本）
削減運行成本
節約紙張費用
困擾
想盡量減少日益增加的紙張文件。尤其是公司內部會議所使用的資料等，打印或復印時只需要能夠看清楚上面的內容就可以了…
提議
震金提供的復合機可在一張紙上打印多個頁面，因此紙張的費用也減少為原來的“1/2”或“1/4” 。另外，若采用雙面打印則可進一步節省紙張的費用。
解決
公司內部保管用的資料采用多頁面雙面打印，紙張文件的頁數減少了，減少了保管空間，降低了打印費用和紙張費用。
節約電費
困擾
辦公室內有各種各樣的設備，每臺設備都要用電，設備越多電費也就越貴。有沒有節約電費的辦法呢？
提議
震金提供的復合機具備復印、傳真、掃描、打印功能，因而一臺機器可以發揮4種作用。電源也只需一個，可以節省電力。
解決
通過在一臺設備上集成各種辦公設備的功能，辦公室內煥然一新。另外，多種保養費用也合而為一，因而削減了經費。
降低通信費用
困擾
與異地客戶進行收發傳真時，通信費很貴，有什么辦法可以降低通信費用呢？
提議
使用震金提供的復合機可以利用互聯網或內部網發送傳真，與使用公共線路相比可以大幅降低通信費。
解決
使用震金提供的復合機，就可以在每臺機器內設定郵件地址，從而通過互聯網發送傳真，也可以在內部網上分配IP地址來發送傳真。
限制黑白/彩色輸出(面向管理者)
困擾
希望能高效管理復印、打印費用以削減輸出費用，有什么辦法嗎？
提議
震金提供的復合機具有按各人、各部門設定輸出上限的功能，因此能夠根據業務內容設定具體的限制。
解決
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通過限制輸出張數，能夠提高員工對于經費的成本意識，大大削減經費。
對復印、打印等操作進行限制（面向管理人員）
困擾
有沒有什么好辦法能夠限制彩色／黑白的打印輸出或按照部門、用戶進行限定，以減少不必要的使用？
提議
震金提供的復合機能夠通過用戶認證方式對操作內容加以限制，可抑制不必要的復印、打印和傳真等。
解決
通過限制操作，能夠根據員工、部門的情況來抑制不必要的使用。
紙張消耗數量綜合管理（面向管理者）
困擾
如果不能按部門對復印、打印的張數進行管理，就無法了解經費的分配情況，也不能制定復合機的配置計劃。
提議
采用震金提供的復合機，能夠對每個人、每個部門進行詳盡的管理，還能夠具體掌握復合機的使用情況。
解決
能夠對各部門的具體使用情況進行管理，掌握對預算構成和今后復合機的引進計劃有用的信息。
簡化工作流程
提高裝訂作業的效率
困擾
在裝訂企劃書、建議書等頁數多的資料時，既占地方，裝訂又很麻煩，有好的解決辦法嗎？
提議
使用震金提供的復合機可選購安裝 “排紙處理器”，這樣就能在短時間內將所需數量的復印件精美地裝訂成冊。
解決
如果使用“PageScope Workware”軟件將企劃書、建議書中各種文件格式的資料整合成一個數據，就能夠很方便地進行企劃書、建議書的裝訂輸出。
削減發送傳真的步驟
困擾
僅僅為了傳真而將用電腦制作的文件、資料打印出來，既費時又費錢。
提議
震金提供的復合機能夠直接向對方地址發送使用電腦制作的文件、資料，因而降低了成本，也不那么費事了。
解決
不用為發送傳真而離開座位了，也不用為發送傳真而將文件打印出來了。
省卻分發接收傳真文件的麻煩
困擾
對收到的傳真進行分類、分發太麻煩了。有什么好的解決辦法嗎？
提議
震金提供的復合機能夠自動向指定的個人電腦轉發收到的傳真。另外，由于數據可以保存在復合機主機中，因而能夠多人重復獲取數據。
解決
由于能夠將收到的傳真以數據形式進行保存，因而不會丟失，日后查找傳真時也變得容易了。
使電子歸檔變簡單
困擾
保存在個人電腦中的電子數據格式各不相同，很不方便編輯，有什么好辦法嗎…
提議
使用PageScope Workware能夠將文件統一為PDF格式進行管理。使用合并、分解功能，根據項目、用途進行整理，使得電子歸檔的感覺像紙張文件一樣。
解決
能夠自由編輯使用各種應用程序制作的數據、掃描數據等，操作也很方便，還能夠合并打印或添加發送，電子歸檔也變得簡單方便。
縮短追加復印/打印的時間
困擾
在時間緊張且需要進行多頁文件的打印或復印時，從查找數據開始的話會花去大量時間。對此有能夠更加快速的解決辦法嗎？
提議
由于震金提供的復合機具備保存數據的BOX（硬盤），所以能夠事先保存要打印的數據。下次就能夠直接調用保存好的數據快速打印，因而能縮短時間。
解決
事先將數據保存在復合機的主機中，下次打印時無需搜尋原稿或數據，也無需通過計算機進行打印操作，能夠縮短時間并提高效率。
有效利用辦公空間
有效利用辦公室空間
困擾
復印機、傳真機、打印機、掃描儀，辦公室中有著各種辦公設備，占去好多空間，很不整潔。有沒有使辦公室更顯整潔的方法呢？
提議
震金提供的復合機是一款具備復印機、傳真機、打印機、掃描儀和數據存儲硬盤功能的一體式辦公設備。它集多種功能于一身，節省了空間。并且由于可以將書架上的文件掃描保存到BOX內，因而削減了保管空間。
解決
采用震金提供的復合機后，不僅節省了空間，電源和耗材也能夠統一了。還有節省能源的效果。
五：特殊的打印復印
特殊的打印復印
在信封上直接打印
困擾
想使信封上收件人的姓名和地址變得漂亮些，采用現有的方法既費時又費力，有沒有更快、更好的方法呢？
提議
震金提供的復合機能夠在信封、明信片、厚紙上進行打印輸出，因而可節省時間、減少麻煩。并且，打印出來的信封也非常漂亮。
解決
震金提供的復合機能夠在不同規格尺寸的紙張上高速打印，因此，配合不同情況，既可節省時間又可省卻麻煩。
在超長紙上打印
困擾
要是能輸出長紙的話，就能制作富有視覺沖擊力的POP和宣傳海報了。可是外發制作好像不太好……
提議
震金提供的復合機能夠進行長達1200mm的超長紙打印，因而可打印大幅圖片。
解決
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利用超長紙打印功能，可以將文字打得大一些，可用于各種場合。
大幅面打印
困擾
想把精心制作的宣傳海報、宣傳單頁貼在辦公室內，可就是太小了，最好可以放大后再張貼。但是，要打印成大幅面的話又不得不外發制作，有沒有什么好的解決辦法啊？
提議
震金提供的復合機能夠把小尺寸的原稿分割再放大復印在多頁紙張上。
解決
因為是彩色復印，所以富有視覺沖擊力，可以用于制作宣傳海報。
小尺寸原稿的大量復印
困擾
想復印小尺寸原稿，但是一張張復印很浪費紙張，也很花時間。有沒有好的解決方法啊？
提議
震金提供的復合機能夠對一份原稿上的圖片進行反復復印，因而可以高效率地大量復印小尺寸的原稿。
解決
只需一份原稿，就能夠以低成本進行大量輸出，既省時間又省經費。
復印更易于閱讀的企劃資料
困擾
想要復印采用白色字體制作的企劃資料，但復印出來的資料既不便閱讀，也無法在頁面上添加注釋。有什么好的解決辦法嗎？
提議
震金提供的復合機具備正負反轉功能，使用此功能復印正面著色的文件時，能夠使復印件易于閱讀，也便于添加修改注釋等。還可以降低墨粉的更換頻率。
解決
而且，通過與縮小、頁面分割復印功能一起使用，還能夠節約紙張。是一種對白色字體的黑白復印特別有效的功能。
USB閃存直接打印
困擾
偏偏在急著打印的時候電腦的電源沒有開，數據還在USB里面，這該怎么辦呢…
提議
采用震金提供的復合機，無需通過電腦就能輸出存儲在USB閃存內的數據。
解決
就算電腦電源不開也能直接通過震旦的復合機獲取USB內數據，可以很快地打印出文件。
